Hogyan írjunk motivációs levelet? – Bizonyára sokakban felmerülhetett már ezzel kapcsolatban a kérdés, hiszen egyáltalán nem egyszerű aktív álláskeresés közben megírni a sokadik „motivációs levelünket”. Ráadásul gyakran összekeverik a motivációs levelet a kisregénnyel, amit végül senki nem fog elolvasni. Ebben a cikkben végigvesszük azokat a praktikákat és trükköket, amik által a motivációs levél az álláskeresésed egyik hatásos és hatékony marketing (self branding) eszközévé válhat.
A motivációs levél (más szóval kísérőlevél, angolul cover letter), az állásjelentkezések során az önéletrajz kiegészítője. A motivációs levél lehetővé teszi, hogy a pályázó igazán személyre (cégre) szabhassa az állásjelentkezést – segít kiemelni az önéletrajznak azokat a részeit, amelyek a legérdekesebbek lehetnek az adott cég számára. – Wikipédia, Motivációs levél
A motivációs levél formai követelményei
Még mielőtt nekilátunk az alkotói munkához, érdemes letisztázni, hogy egy valóban profi és hatékony motivációs levélnek milyen formai követelményei vannak 2018-ban. Amennyiben ehhez tartjuk magunkat, abban az esetben máris az állásra jelentkezők azon 20%-ához tartozunk, akik nem írnak felesleges regényeket, nem olvashatatlan a levelük és kifejezetten figyelemfelkeltő anyagot adnak le/küldenek el.
- alapértelmezettként email formátumban írjuk meg és küldjük el
- ha külön nem kérik, akkor el kell felejteni a kézzel írott (gyakran olvashatatlan) motivációs leveleket
- mindig töltsük ki az email tárgyát a pozícióra való hivatkozással
- figyeljük oda a megszólításra (pl.: Tisztelt…)
- a level nyelvezete magázódó
- betűméret és betűtípus alapértelmezett (pl.: arial 11)
- az email legyen tagolt, azaz egy bekezdésben maximum 3 mondat (2-3 sor), aztán enter
- használjunk kiemelt címszavakat (alapértelmezett betűtípus 15-ös mérettel + kiemelt)
- törekedjük a lényegretörő és egyszerű mondatokra
- a motivációs email hossza maximum 5 bekezdés
- rendes elköszönés a levél végén (Üdvözlettel XY)
- ne írjunk az emailre olyan felesleges adatokat, mint helyszín vagy dátum (az email időkódos)
- az emailben nem szükséges mégegyszer a munkára hivatkozni, amennyiben azt a motiváció levél tárgyában megtettük
- figyeljünk oda a helyesírásra és az összeszedett fogalmazásra
- kerüljük a feltételes módot az írásban.
A motivációs levél felépítése
A motivációs levél minden esetben a csatolt önéletrajz kiegészítése, amiben lehetőségünk van megmutatni saját magunkat és személyessé-érdekessé tenni a jelentkezésünket. Azaz a motivációs levéllel tudunk kiemelkedni a tömegből. Érdemes belegondolnunk, hogy adott meghirdetett pozícióra a HR-es munkatárs hány önéletrajzot kénytelen átnézni, mielőtt megtalálja az ideális jelölteket. Nagy mennyiségnél kialakul az úgynevezett „önéletrajzi vakság”, azaz az olvasó könnyen átsiklik részleteken és kizárólag az előre meghatározott fő nyomvonalakat keresi.
Egy jól felépített motivációs levél ugyanakkor képes kibillenteni ebből a beszűkült tudatállapotból a HR-est és elfeledtetni az egy kaptafára készült sablon önéletrajzok okozta egyszínűséget. Hiszen egy különleges- egyedi-érdekes motivációs levelet mindenki szívesen elolvas abban az esetben, ha az nem prózai stílusban íródott!
Most nézzük meg a motivációs levél felépítését:
Milyen pozícióra jelentkezünk
Legyünk lényegre törőek és könnyítsük meg a másik dolgát. Ha minden szükséges információt képesek vagyunk hatékonyan beleírni a motivációs levélbe, akkor onnantól kezdve az önéletrajzunk lesz a motivációs levelünk kiegészítése, azaz az önéletrajzon „már csak” egyeztetik a munkához szükséges paramétereket.
Mivel egy-egy komolyabb helyen több pozíciót hirdetnek meg, ezért könnyítsük meg a HR-es helyzetét azzal, hogy mi pontosan megfogalmazzunk a pozíció természetét, ami érdekel minket. Ezt a bekezdést nem szükséges elnyújtani.
Példa:
Az Önök által meghirdetett (az álláshirdetés azonosítója) marketing asszisztensi pozícióra jelentkezek, azon belül is a budapesti területi illetőségű irodába.
Miért írunk?
Miután tisztáztuk, hogy alapvetően melyik pozíciót szeretnénk betölteni, eljött az idő, hogy két-három mondatban összeszedjük és lényegre törően kifejtsük a cég számára, hogy miért készült a motivációs levelünk, miért akarjuk betölteni a meghirdetett pozíciót. Ez a pont lehetőséget biztosít számunkra arra, hogy megismertessük a céggel a saját motivációnkat és mögöttes indíttatásunkat.
Tehát ez a pont lesz a motivációs levél gerince, a legfontosabb részlet, ami meggyőzheti az álláskeresőt velünk kapcsolatban! Éppen ezért kerüljük a levélben a panaszkodást és az olyan megállapításokat, minthogy ” azért keresek munkahelyet, mert elveszítettem az előző állásomat”. Gondolj bele logikusan, hogy a piacon te melyik árus almáját veszed meg:
- aki azt mondja, hogy ez az alma most esett le a fáról
- vagy aki azt mondja, hogy ezt az almát most szedtük le a fáról?
Példa:
Azért szeretném megpályázni az Önök által meghirdetett pozíciót, mivel az előző munkahelyemen már elértem a maximumot, és új kihívásokra vágytam. A váltásomnak az oka tehát nem feltétlenül anyagi, hanem szakmai természetű. Az Önök szakmai reputációja nagyon érdekes számomra, kifejezetten lenyűgözött a xyz (ennek utána kell nézned) ügyféllel végzett közös munkájuk! Szeretnék a csapatuk tagjává válni!
Miért te vagy a legmegfelelőbb a pozícióra?
A motivációs levél azon részéhez érkeztünk, amikor el kell adnod magadat. Már beszéltünk a motivációdról, most a megvalósításon a hangsúly. Itt kell elmondanod azt, amit a személytelen önéletrajzban nem tudtál közölni a HR-essel. Ez a pont a legnehezebb rész, hiszen
- tisztában kell lenned a saját képeséggeiddel,
- azokat felvállalva, de nem nagyképűen kell leírnod
- és meg kell győznöd az olvasót, hogy nélküled a cég csődbe fog menni, mivel rád van szükségük
Hogy sikeresen tudd megírni ezt a részt, valóban utána kell járnod a meghirdetett pozíciónak illetve a cégnek. A legfontosabb, hogy a cég magára ismerjen és ebből a pár sorból már el tudjanak téged helyezni a cég vérkeringésében!
Példa:
Hogy miért én vagyok a legmegfelelőbb erre a pozícióra? Az elmúlt években megfelelő gyakorlati tapasztalatot szereztem az online marketing területén, mint például a SEO, WordPress készítés illetve Social Media. Referenciáim között megtalálható például ez is: hivatkozás egy referenciáról, ha van. Mivel az online marketing folyamatosan fejlődik, így én is rendszeresen képzem magam tovább előadásokkal, tanfolyamokkal és cikkek elolvasásával.
Úgy gondolom, hogy a csapatuk értékes tagjává tudok válni szakmai tapasztalatom, az online marketing területén megszerzett aktív és gyakorlati tudásom illetve lojalitásom révén.
Milyen eredményeid vannak?
Ez a pont az előző folytatása, megerősítése. Amennyiben ezidáig már elértél valamit, fel tudsz mutatni valamilyen fontosab referenciát, akkor azt érdemes megtenned. Viszont kerüld a töménytelen felsorolást, hiszen az senkit nem érdekel. Sokkal érdekesebb egyetlen egy referenciát kiválasztanod, amiből a HR-es máris tud következtetni az alkalmasságodra!
Példa:
Az elmúlt időszakban elért legfontosabb egyéni eredményem-referenciám egy saját szakmai blog felépítése volt, ami havi szinten több, mint 100 000 olvasót ösztönókél arra, hogy marketing szakmai kérdésekben olvasson engem. (ide a blog hivatkozás, ha van ilyen) Ebből a blogból önök is láthatják, milyen szakmai minőséget képviselek és hogyan vélekedem az online marketing lehetőségeiről.
Köszönd meg a lehetőséget és Call to action
Látod, hogy nem is nehéz megírni egy profi motivációs levelet? Azonban a lezárás pontosan ugyanannyira fontos, mint a tartalom és motiváció. Éppen ezért az elköszönés sem lehet szimplán egy „üdv”, ennél sokkal több kell, hogy emlékezzenek rád, hogy kiragadjanak a tömeg.
Fontos az egészet a megpályázott munkakörhöz igazítani. Én most példaként egy marketing asszisztensi pozi köré fűztem fel a példákat, ahol szinte szakmai elvárás az ötletesség, lazaság és dinamizmus. Természetesen mindig vegyük figyelembe a saját szakmai területünket és ahhoz igazítsuk a motivációs levelünket!
Példa:
Meg szeretném kérdezni, hogy Önöknél lehetőség van e a személyes meghallgatásra? (call to action 1)
Amennyiben bármilyen kérdés felmerült Önökben, forduljanak hozzám bizalommal (call to action 2)
Üdvözlettel
XY
A lift beszéd – Hogyan írjunk motivációs levelet?
Az úgynevezett prezentációs mikro-technikával ( “elevator speech” . A szó szerinti “lift-beszéd”) tudjuk hatékonyan kivitelezni.
MEGRAGAD-ÁTAD-ELENGED
Eredetileg az elevator speech egy 30 másodperces bemutatkozás, azonban a logikája, dinamikája és felépítése alkalmassá teszi ezt a technikát arra, hogy tökéletes logikai keretet adjon számunkra a tökéletes motivációs levél megírásában. Mindig gondoljunk bele abba, hogyha beszállnánk a 10-ik emeleten a liftben valaki mellé és megnyomjuk a földszint gombot, akkor ez alatt a rövid idő alatt (30s) el tudnánk e magunkat adni?
A motivációs levél ennek az írott formája kell(ene), hogy legyen. Azaz az olvasó HR-esnek 30 másodpercnyi figyelme van arra, hogy meggyőzzük és nekünk ezt a lehető legjobban kell kivitelezni!
Self branding
Sokáig azt hitték, hogy a self branding a celebek, sportolók és hírességek privilégiuma. Ugyanakkor mára már elfogadottá és elterjedtté vált, hogy minden szakmai területen tulajdonképpen a saját „én márkánkat” kell építenünk, ha eredményt akarunk elérni. Ugyanis bármilyen pozícióra való jelentkezés esetén is ugyanaz történik: a jelentkezők versenyeznek egymással és az nyer, aki jobban át tudja adni a saját értékét a cég számára.
Ezt pedig a self branding intézményével tudjuk elérni, azaz egyfajta ön-menedzselés által, aminek fontos része lehet a motivációs levél. Logikai sorrendben az önéletrajz+motivációs levél gyakran előbb kerül elküldésre, mint a második körös személyes interjú. Tehát hiába tudjuk magunkat személyesen eladni, ha nem lesz rá lehetőségünk.
A self branding tehát már a motivációs levélnél elkezdődik, ahol megfelelően kell saját magunkat bemutatni és kialakítani egy kedvező véleményt. Ez mindig legyen a fejünkben, amikor nekiállunk megírni a motivációs levelünket!
Cikk ajánló:
Ha hasznos volt számodra a cikk, akkor támogasd a blogot egy kávé árával!: Tetszett a cikk
A cikk hasznos és sokrétű, köszönet érte! Egyetlen kötekedő megjegyzésként talán említést érdemel, hogy az első példában szereplő „marketing asszisztensi pozícióra jelentkezek” mondatrészben a jelentkezik szó „ikes ige” aminek az egyes szám első személyű alakja éppen ezért a „jelentkezem”.